Module de gestion
Le module de gestion n’est accessible que pour les collaborateurs du bureau comptable. En fonction du rôle attribué à cet utilisateur, différentes options seront disponibles. Nous avons déjà vu que le module de gestion permet de consulter et modifier les différents paramètres des dossiers.
La page principale du module de gestion est un tableau de bord reprenant la situation des flux des différents documents au niveau des différents dossiers. Vous ouvrez cette page en cliquant sur le menu ‘Clients actifs’
Vous obtenez la liste suivante :
Cette liste vous montre tous les dossiers pour lesquels l’utilisateur est défini comme gestionnaire ainsi que tous les dossiers qui sont dans un des groupes liés à cet utilisateur. Cette liste reprend différentes colonnes :
- Drapeau : Signale les dossiers pour les quels des comptes ne sont pas liés à une catégorie. Vous pouvez cliquer sur ce drapeau rouge pour lier les comptes.
- Tâches : Permet de voir si des tâches de synchronisation sont en cours ou ne se sont pas bien effectuées.
- Client : Nom du dossier, Code du dossier et le l’adresse e-mail du gestionnaire. En cliquant sur ce lien, vous ouvrez les propositions d’écritures.
- Conf. : Reprend le code de la configuration du dossier (B, C ou D)
- Date plus ancien document : Indique la date de la plus ancienne transmission des documents qui sont toujours dans la liste de travail. En cliquant sur cette colonne, vous pouvez facilement voir les dossiers pour lesquels les documents présents dans la liste de travail sont les plus anciens.
- Date dernier document : Indique la date à laquelle le dernier document a été lié par le client
- Dossier mis à jour jusqu’au : Reprend la date qui sera affichée en haut à droite dans l’interface PME. Cette date est définie lors de la synchronisation (voir chapitre relatif aux synchronisations)
- Financiers encodés au : Reprend la date du dernier encodage des extraits bancaires dans la comptabilité.
- Documents à transmettre : Reprend le nombre de documents qui sont actuellement dans un des bacs chez le client et que celui-ci n’a pas encore transmis à son comptable. En cliquant sur ce nombre, vous ouvrez l’interface PME de ce dossier.
- Document en conversion : Si vous utiliser un service externe qui de charge de la conversion des documents PDF en factures électroniques, vous pouvez voir combien de documents sont en cours de traitement par le service externe.
- Documents à valider : Reprend le nombre de documents que vous devez valider. Ces documents sont donc transmis par le client mais pas encore transférés dans votre solution comptable. En fonction du paramètre du dossier, ‘Utilisation de la liste de travail’, vous avez :
- Couleur orange : Les documents dans la liste de travail.
- Couleur verte : Les documents à envoyer vers la comptabilité ayant un problème de validation
- Propositions écritures : Reprend le nombre de documents transférés vers la comptabilité depuis le dernier moment où vous avez réinitialisé le compteur lors de la synchronisation manuelle.
- Documents à traiter : Reprend le nombre de documents divers transmis par le client qui doivent encore être validés par le collaborateur.
- Actions : Permet d’ouvrir les paramètres ou la configuration du dossier.